وقتی کافه بازی شلوغ می‌شود، دفتر و ماشین‌حساب جواب نمی‌دهد. میز شماره‌ی ۳ از چه ساعتی نشسته؟ سفارش میز ۷ سرو شد؟ این مشتری کارت اعتباری دارد؟ کسی «کاتان» را با خودش برده؟ نرم‌افزار مدیریت کافه بازی برای جواب‌دادن به همین سؤال‌هاست. در این نوشته می‌بینید چه امکاناتی واقعاً لازم است، چطور گزینه‌ها را بسنجید و چرا انتخاب نرم‌افزار را باید با یک آزمون کوتاه تمام کنید، نه با تماشای یک ویدیوی معرفی.
چه کارهایی را باید نرم‌افزار انجام دهد؟
| قابلیت | چرا مهم است |
|---|---|
| تایمر و محاسبه‌ی ساعتی میز | زمان نشستن و هزینه را بدون اشتباه حساب می‌کند. تفصیل در قیمت‌گذاری و محاسبه‌ی ساعتی |
| صندوق و ثبت سفارش | سفارش میز، صورت‌حساب مشترک، تقسیم صورت‌حساب بین چند نفر |
| رزرو میز | جلوگیری از تداخل و کم‌شدن تماس تلفنی. نگاه کنید به رزرو آنلاین |
| مدیریت مشتری و باشگاه | شارژ کارت، امتیاز، تخفیف. بررسی در باشگاه مشتریان |
| انبار منو | موجودی مواد اولیه و هشدار کمبود |
| کاتالوگ بازی‌ها | چه بازی‌ای بیرون است، چه بازی‌ای بیشترین بازی را دارد |
| گزارش‌ها | فروش روزانه، ساعات پیک، میانگین سفارش، عملکرد شیفت |
| چند کاربر و سطح دسترسی | صندوقدار فقط صندوق ببیند و مدیر همه‌چیز |
| چاپ رسید و ارتباط با دستگاه‌ها | پرینتر حرارتی، تبلت، نمایشگر آشپزخانه |
انواع نرم‌افزار که با آن مواجه می‌شوید
نرم‌افزار گیمنت و باشگاه بازی
در بازار ایران چند نرم‌افزار برای گیمنت و گیم‌کلاب هست، از جمله «GameNet Plus»، «گیمنت یار» و «حسابدار گیم کلاب و گیم نت» که در کافه‌بازار ثبت شده‌اند. طبق توضیح خودِ سازنده‌ها این نوع نرم‌افزار بیشتر حول تایمر، محاسبه‌ی ساعتی و کنترل سیستم‌ها ساخته شده است. برای کافه بازی که میز دارد و کامپیوتر ندارد، باید ببینید همین مدل «میز» را پشتیبانی می‌کند یا نه. این ادعاها را نمی‌توان از بیرون تأیید کرد و باید خودتان تست کنید.
نرم‌افزار کافه و رستوران (POS)
برای سفارش، آشپزخانه و صندوق ساخته شده و معمولاً قوی‌تر است، ولی تایمر ساعتی ندارد یا ضعیف دارد. راهنمای سیستم POS کافه را ببینید.
ترکیب دو نرم‌افزار یا اکسل
بعضی کافه‌ها در شروع از ترکیب برگه‌ی ساده‌ی اکسل یا گوگل شیت و یک صندوق ساده استفاده می‌کنند. این برای ۱ تا ۳ ماه اول خوب است، چون فرایند را یاد می‌گیرید. اما با رشد ظرفیت خطا زیاد می‌شود و بهتر است سراغ نرم‌افزار بروید.
سفارشی‌سازی
اگر کافه‌ی بزرگ یا زنجیره‌ای می‌خواهید، ساخت نرم‌افزار اختصاصی یک گزینه است. هزینه و زمان بالا، ولی کنترل کامل. در شروع معمولاً توصیه نمی‌شود.
چک‌لیست ارزیابی
- دمو یا نسخه‌ی آزمایشی: حتماً چند روز واقعی کار کنید. دمو ویدیویی کافی نیست.
- سرعت ثبت سفارش: در ساعت شلوغ هر کلیک اضافه یعنی صف. با چند نفر از کارکنان تست کنید.
- کار با اینترنت ضعیف: اگر نرم‌افزار ابری است، وقتی اینترنت قطع شود چه می‌شود؟
- خروجی گرفتن از داده: مشتری‌ها، فروش و گزارش‌ها باید قابل‌دانلود باشند تا گرو نمانید.
- پشتیبانی: ساعات پاسخ و روش تماس را ببینید. یک مشکل ساده را از قبل بپرسید و سرعت جواب را بسنجید.
- مدل قیمت: اشتراک ماهانه، خرید یک‌باره یا درصد از فروش؟ هزینه‌ی افزودن شعبه یا کاربر چقدر است؟
- به‌روزرسانی: آخرین بار کی تغییر کرده؟ نرم‌افزار رهاشده برای آینده ریسک است.
- سازگاری با مالیات: رسید و گزارش‌ها با الزامات مالیاتی (پایانه‌ی فروشگاهی، سامانه‌ی مؤدیان) هماهنگ باشد. از اداره‌ی مالیات شهر خود تأیید بگیرید.
یک آزمون ده‌روزه برای انتخاب
دو نرم‌افزار نهایی را انتخاب کنید و هر کدام را سه تا پنج روز در کنار روش فعلی تست کنید. در پایان، سه چیز را مقایسه کنید: تعداد خطای ثبت، زمان متوسط ثبت سفارش و نظر صندوقدار. نظر کارکنان بیشتر از هر برگه‌ی مشخصات اهمیت دارد، چون روزی ده‌ها بار با آن کار می‌کنند.
اشتباه‌های رایج
- انتخاب فقط بر اساس قیمت ارزان‌تر. هزینه‌ی خطاهای روزانه بیشتر از اختلاف قیمت است.
- خریدن همه‌ی امکانات برای شروع. ماژول‌هایی که لازم ندارید فقط پیچیدگی می‌آورند.
- ندادن آموزش به کارکنان. یک جلسه‌ی دو ساعته جلوی هفته‌ها سردرگمی را می‌گیرد.
- نگه‌نداشتن پشتیبان از داده‌ها. هر هفته یک نسخه‌ی پشتیبان بگیرید.
پرسش‌های پرتکرار
نرم‌افزار حتماً لازم است؟
برای کافه‌ی کوچک در ماه اول لازم نیست ولی با ده میز به بالا تقریباً ضروری می‌شود. هزینه‌ی خطاها از هزینه‌ی نرم‌افزار بیشتر است.
نرم‌افزار ابری یا نصبی؟
ابری به‌روزرسانی و دسترسی از راه دور دارد ولی به اینترنت وابسته است. نصبی مستقل است ولی نگه‌داری از شما می‌خواهد. بسیاری از کافه‌ها ترکیب را انتخاب می‌کنند.
آیا همبازی نرم‌افزار مدیریت کافه دارد؟
همبازی یک پلتفرم برای پیدا کردن همبازی و معرفی کافه‌ها و رویدادهاست و جایگزین نرم‌افزار صندوق و مدیریت نیست. می‌تواند کافه‌ی شما را به مخاطب علاقه‌مند معرفی کند. برای ثبت کافه از صفحه‌ی تماس با ما اقدام کنید.
بعد از انتخاب نرم‌افزار، قیمت‌گذاری ساعتی را در آن تنظیم کنید. همه‌ی راهنماها در راهنمای جامع کافه بازی جمع شده است.
