POS یا همان سیستم صندوق، جایی است که فروش کافه ثبت می‌شود، پول جمع می‌شود و گزارش‌ها شکل می‌گیرد. برای کافه بازی این سیستم یک تفاوت مهم با کافه‌ی عادی دارد: علاوه بر فروش منو، باید زمان نشستن میز را هم حساب کند. در این نوشته می‌بینید یک سیستم POS مناسب کافه بازی از چه اجزایی ساخته می‌شود، چه سخت‌افزاری می‌خواهد و چه نکاتی را درباره‌ی پرداخت و مالیات باید از همان ابتدا بپرسید.
اجزای یک سیستم POS
| جزء | کار | نکته‌ی انتخاب |
|---|---|---|
| نرم‌افزار POS | ثبت سفارش، تقسیم صورت‌حساب، تایمر میز، گزارش | سرعت ثبت و ساده بودن را در ساعت پیک تست کنید |
| دستگاه نمایش | تبلت، مانیتور لمسی یا کامپیوتر | تبلت ارزان‌تر و جمع‌وجورتر است ولی مانیتور لمسی دوام بیشتری دارد |
| پرینتر رسید | رسید مشتری و برگه‌ی آشپزخانه | پرینتر حرارتی بی‌صدا و سریع. سازگاری با نرم‌افزار را چک کنید |
| کشوی پول | نگه‌داری پول نقد | اگر نقدی کم است لازم نیست |
| کارتخوان یا پایانه‌ی فروشگاهی | دریافت پرداخت کارتی | ثبت در سامانه‌ی مؤدیان و الزامات قانونی را بپرسید |
| اینترنت و برق پشتیبان | تداوم کار هنگام قطعی | یک مودم دوم یا هات‌اسپات و یک UPS کوچک |
تفاوت POS کافه بازی با POS کافه‌ی معمولی
- تایمر میز: سفارش در کافه‌ی عادی یک لحظه است. در کافه بازی هر میز یک نشست دارد که از ورود تا خروج زمان و هزینه می‌سازد. باید بتوانید روی یک صورت‌حساب هم هزینه‌ی زمان و هم سفارش‌ها را ببینید.
- سفارش‌های چندباره: مشتری ساعت اول چای می‌گیرد و ساعت دوم دسر. صورت‌حساب باید یکی بماند.
- تقسیم صورت‌حساب: گروه‌های دوستانه می‌خواهند بین هر نفر جدا کنند یا مساوی. این قابلیت در کافه بازی بسیار پرکاربرد است.
- انتقال میز: جمعی که از میز کوچک به بزرگ می‌رود باید با حفظ زمان جابه‌جا شود.
- رزرو و کاور: پیش‌پرداخت‌ها در صورت‌حساب لحاظ شود. نگاه کنید به رزرو آنلاین.
نرم‌افزار: از کجا شروع کنیم؟
اگر نرم‌افزار گیم‌نت یا باشگاه بازی دارید که تایمر دارد ولی POS قوی ندارد، یا برعکس، ممکن است دو نرم‌افزار را ترکیب کنید. بهتر است نرم‌افزاری انتخاب کنید که هر دو را یکجا دارد. معیارهای سنجش را در نرم‌افزار مدیریت کافه بازی نوشته‌ایم. به این پرسش‌ها هم جواب بگیرید:
- تایمر میز و سفارش روی یک صورت‌حساب می‌روند؟
- هنگام قطع اینترنت چه می‌شود؟ داده بعداً همگام می‌شود؟
- چند کاربر و چه سطوح دسترسی؟ صندوقدار نباید گزارش مالی کل را ببیند.
- آیا گزارش روز و شیفت و ساعات پیک دارد؟
- اتصال به پرینتر و کارتخوان شما ممکن است؟
پرداخت و مالیات
در ایران، کسب‌وکارهای دارای پروانه‌ی کسب معمولاً ملزم به استفاده از پایانه‌ی فروشگاهی و ثبت فروش در سامانه‌ی مؤدیان هستند. جزئیات (ضرب‌الاجل، نوع دستگاه، معافیت‌ها) تغییر می‌کند. سه کار انجام دهید:
- از اداره‌ی امور مالیاتی شهر خود بپرسید برای صنف شما چه چیزی الزامی است.
- از شرکت ارائه‌دهنده‌ی پایانه یا پذیرنده (PSP) بپرسید دستگاه با نرم‌افزار POS شما ادغام می‌شود یا باید فروش را دوبار ثبت کنید.
- هر فروش را از همان ابتدا ثبت و گزارش بگیرید. ثبت دستی و پراکنده بعداً مشکل ایجاد می‌کند.
آموزش کارکنان
بهترین سیستم هم بدون آموزش کار نمی‌کند. یک جلسه‌ی عملی با سناریوهای واقعی بگذارید: باز کردن میز، اضافه کردن سفارش، انتقال میز، تقسیم صورت‌حساب، بستن میز و پرداخت. یک برگه‌ی راهنمای یک‌صفحه‌ای کنار صندوق بگذارید.
چند اشتباه رایج
- خرید سخت‌افزار گران قبل از انتخاب نرم‌افزار. اول نرم‌افزار، بعد سخت‌افزار.
- نداشتن روش جایگزین هنگام قطع برق یا اینترنت.
- مشترک بودن حساب مدیر بین همه‌ی کارکنان.
- بی‌توجهی به پشتیبان‌گیری از داده‌ها.
پرسش‌های پرتکرار
آیا برای شروع POS لازم است؟
برای کافه‌ی کوچک یک صندوق ساده و دفتر کافی است، ولی از ده میز به بالا یا وقتی مالیات و پایانه الزامی می‌شود، سراغ POS بروید.
تبلت کافی است یا کامپیوتر؟
برای شروع تبلت کافی است. اگر چند نقطه‌ی سفارش و پرینتر آشپزخانه دارید، کامپیوتر یا مانیتور لمسی پایدارتر است.
می‌شود POS را بعداً عوض کرد؟
می‌شود ولی هزینه دارد. پس از همان ابتدا بپرسید داده‌ها (مشتری‌ها، فروش، موجودی) چطور خروجی گرفته می‌شود.
برای دیدن اثر ثبت دقیق فروش روی تصمیم‌ها، سودآوری کافه بازی را بخوانید. فهرست همه‌ی راهنماها در راهنمای جامع کافه بازی است.
